OSAAMISKARTOITUS JA SIJAISTAMINEN TAKAAVAT ONNISTUNEEN LOMAN
Menikö loma sähköposteihin ja puheluihin vastatessa tai jopa ”työpaikan tulipaloja sammutellessa”? Loma on latautumista ja rentoutumista varten ja siksi lomalle jäämiseen kannattaa valmistautua huolella. Onnistunut loma organisoidaan ja suunnitellaan etukäteen.
Organisaation osaamiskartoitus ja sen pohjalta tehty osaamismatriisi auttavat oikean sijaisen löytämisessä loman ajaksi.
– Osaamiskartoitus tekee organisaation osaamisen näkyväksi. Siitä on hyötyä myös tulevaisuuden tarpeiden kartoittamisessa, joten se on samalla myös ennakointikartoitus, kertoo Faktia Oy:n asiakkuuspäällikkö Kirsi Palosaari.
– Osaamiskartoitus toimii pohjana toimenkuvien määrittelylle, sijaisuuksille, rekrytoinneille, työkierron suunnittelulle sekä koulutustarpeiden ja osaamisvajeiden tunnistamiselle.
Osaamisen ohella myös yrityksen toiminnot kannattaa tehdä näkyviksi. Tarkkaan kuvaillut prosessit auttavat sijaisten ja uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
– Organisaatio ja työntekijät sekä sijaiset hyötyvät, kun jokainen työtehtävä ja työprosessi on kuvailtu mahdollisimman tarkasti. Se hyödyttää myös lomailijaa, jonka ei tarvitse vastailla loman aikana työpaikalta tuleviin kysymyksiin.
KAHDEKSAN VINKKIÄ LOMALLE JÄÄVÄLLE
- Jos voit itse vaikuttaa lomasi ajankohtaan, valitse sellainen ajankohta, jolloin on helpointa olla lomalla.
- Valmistaudu lomaasi huolella ja suunnittele etukäteen työtehtäväsi loman aikana ja loman jälkeen. Tee to-do-lista ennen lomaa keskeneräisistä projekteista ja tehtävistä. Näin tehden keskeneräisiä asioita ei tarvitse muistella ja käsitellä loman aikana.
- Jos keskeneräiset projektit vaativat reagointia lomasi aikana, perehdytä ja ohjeista sijaisesi huolella. Muista kertoa lomastasi hyvissä ajoin myös projektin muille osapuolille.
- Työtehtäviin perehdyttäminen on tärkeää jokaisessa työssä ja tehtävässä! Pidä huoli, että sijaisesi ymmärtää, mitä hänen tehtäviinsä liittyy.
- Hyödynnä nykyteknologiaa. Voit tehdä työtehtäviin perehdyttämisen videona ja jakaa sen WhatsAppissa sijaisellesi. Näin hän voi palata videoon helposti aina uudelleen.
- Se millaisen vastausviestin jätät sähköpostiin ja puhelimeen, vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisen loman saat pitää. Laadi toimiva ja informatiivinen automaattinen vastausviesti sähköpostiisi ja työpuhelimeesi. Kerro seikkaperäisesti kuka vastaa kyselyihin lomasi aikana. Jos sijaiset vaihtuvat eri viikkoina, ilmoita siitäkin selkeästi.
- Poista työpuhelimesta push up viesti-ilmoitukset ja viestiäänet.
- Tärkeintä kuitenkin on muistaa, että loma on lomaa. Nauti siitä ja sen odotuksen tuomasta innosta tuntematta syyllisyyttä. Ehdit jatkaa töistä murehtimista taas loman jälkeen.
Lisää organisaation osaamiskartoituksesta Faktian kotisivuilla osoitteessa https://faktia.fi/ratkaisut-sinulle/osaamis-ja-ammattitaitokartoitus/ ja asiakkuuspäällikkö Kirsi Palosaari, kirsi.palosaari@lhkk.fi, puhelin 040 826 1273.