Asiaa ja palautetta työyhteisösovittelusta

Koulutetun työyhteisösovittelijan kanssa voidaan saada tiukkojakin solmuja avattua.

Koulutetun ja osaavan työyhteisösovittelijan kanssa voidaan saada tiukkojakin solmuja avattua. Sovittelu on konfliktinratkaisumenetelmä, jolla pyritään etsimään ratkaisuja, jotka ovat molemmille osapuolille parempi vaihtoehto, kuin riidan jatkuminen.

Konfliktit ovat luonnollinen osa elämää –  ja työelämää –  eikä erimielisyyksien syntymiseltä voida välttyä – niissä kaikkein parhaimmissakaan työyhteisöissä. Aina kun on enemmän ihmisiä tekemässä asioita yhdessä, on erilaisia tarpeita, toiveita, toimintatapoja ja näkökulmia.

Pelkäämme konflikteja ja niiden ratkomista. Se on toki kovin inhimillistä. Ne kun herättävät paljon tunteita ja vievät energiaa. Pelkäämme niitä ihan turhaan, sillä hyvin käsitelty konflikti itseasiassa lisää luottamusta ja lähentää osapuolia toisiinsa. Tästä teemasta kirjoitan mm. teoksessa ”Tunnelukutaito- Avain yksilön ja yhteiskunnan menestykseen”, (Minea-kustannus 2023) Työelämää käsittelevässä osassa, luvussa ” Tulevaisuuden työelämätaidot yhteistyön, vuorovaikutuksen ja konfliktinratkaisukyvyn näkökulmasta”. (Kantelus 2023, 194 -215).

Arvostavalla asenteella tehty vaikeankin asian puheeksiottaminen vahvistaa koettua psykologista turvallisuutta. Maton alle lakaistut mielipahat tai takanapäin puhutut asiat vaikkapa toimimattomaksi koetusta  yhteistyöstä taas synnyttävät konflikteja, sillä ne poikkeuksetta nakertavat työyhteisön tunneilmastoa ja aiheuttavat turvattomuuden kokemusta.

”Hyvin käsitelty konflikti itseasiassa lisää luottamusta ja lähentää osapuolia toisiinsa!”
Leea Kantelus

Pelkäämme konflikteja ja niiden puheeksiottamista ihan turhaan.

Merkittävimpiä konfliktitilanteiden aiheuttajia työpaikoilla Pehrmanin (2011) mukaan ovat puhumattomuus, epäasiallinen vuorovaikutustapa ja tulkinnat. Silloin kun ilmapiiri ja vuorovaikutuskulttuuri eivät edistä moniäänisyyttä ja eriävien näkökulmien sallivuutta, sekä  matalan kynnyksen avointa puheeksi ottamista, on konfliktien kehittyminen jopa odotettavaa ja erittäin todennäköistä. Eräs tilaaja ja soviteltavien osallistujien esihenkilö sanoi seuraavasti:

”Työyhteisösovittelu sopii etenkin sellaisiin tilanteisiin, kun perinteinen läpivienti ei normaalein keinoin onnistu ja asian selvittäminen vie jo alkuvaiheessa umpikujaan. Lähtötilanteisesti ehkä ajatellaan; ” kaikki ovat minua vastaan”…..

Sovittelijan tuki hankalissa tilanteissa

Kun konflikti on syntynyt eivätkä osapuolet saa sitä itse keskenään ratkaistuksi, on erilaisia keinoja onneksi olemassa. Esihenkilökeskustelut, HR:n tuki, työyhteisöpsykologin kanssa käytävät keskustelut, luottamus- ja työsuojeluorganisaatiot ja myös omien voimavarojen vahvistaminen auttavat onneksi melko usein. Ja kun ei auta, sovitteluprosessista on apua.  

Suomen sovittelufoorumi ry määrittelee sovittelun näin:

”Sovittelu on vapaaehtoinen konfliktinhallintamenetelmä, jossa puolueeton ulkopuolinen henkilö, sovittelija, auttaa osapuolia erityisen sovittelumenettelyn avulla löytämään molempia osapuolia tyydyttävän ratkaisun. Sovittelija ei ratkaise osapuolten ongelmaa vaan toimii sovinnon mahdollistajana (fasilitaattorina). Sovittelija ohjaa prosessia, jonka lopputuloksena asianosaiset itse löytävät ratkaisun. Hän ei ole passiivinen vetäytyjä vaan aktiivinen kuuntelija. Sovittelija sallii myös tunteiden käsittelyn, moraalisen pohdinnan ja arvokeskustelun. Sovittelija ei tuomitse, mutta huolehtii kuitenkin siitä, että sopimus on osapuolille kohtuullinen. Sovittelu on tulevaisuuteen suuntautuvaa sosiaalista toimintaa, jolla aktiivisesti etsitään pysyviä myönteisiä ratkaisuja. Sovittelu on oppimisprosessi.”

Kuvan lähde: Timo Pehrman 2011, Sovittelun ydin ja restoratiivinen oppiminen.

Sovittelija on objektiivinen ammattilainen, joka kuljettaa prosessia eteenpäin osallistujien ehdoilla. Kun sovitteluprosessi koetaan oikeudenmukaiseksi, se helpottaa sopimuksen syntymistä ja siihen sitoutumista.

 Sovittelijan keskeisin tehtävä on saada prosessiin osallistuvat kohtaamaan itsensä ja toisensa, myös tunteen ja sydämen tasolla. Sovittelun tavoite on saada osallistujille kokemus, että he tulevat kuulluksi, ymmärretyksi ja hyväksytyksi. Tilaajalla eikä sovittelijalla ole tavoitetta itse sopimuksen suhteen, muuta kuin että sopimus syntyy osallistujien itsensä tuottamana. Sopimuksen syntyminen helpottaa työyhteisön arjen toiminnan sujuvuutta ja edistää kunnioittavaa, arvostavaa ja avointa kulttuuria. Joskus sitä vaan tarvitaan koulutettu ja objektiivinen, ulkopuolinen henkilö avuksi.   

”Ulkopuolinen osaa esittää juuri ne oikeat kysymykset, jotka avaavat ne solmut. Olen havainnut että sovittelijaa kuunnellaan näissä tilanteissa paremmin kuin lähiesihenkilöä. ”
– Tilaaja

Tilaaja päättää

Päätöksen sovitteluprosessin käyttämisestä tekee aina työnantaja.  Työnantajan lakisääteinenkin velvollisuus on puuttua erimielisyyksiin sekä muihin työpaikan ilmiöihin, jotka haittaavat työyhteisön ja yksilöiden työn sujuvuutta ja uhkaavat terveyttä ja hyvinvointia. Moni tilaaja toivookin,  että sovittelua voisi hyödyntää aikaisemmassa vaiheessa, eikä vasta viimeisenä keinona.

”Toivon, että työyhteisösovittelua voisi käyttää myös ennaltaehkäisevästi. ”
– Johtaja

Jos työnantaja on valinnut keinoksi sovittelun, osallistuminen ei ole osapuolille sinänsä vapaavalinnaista. Sovittelijan tehtävä on luoda tunnetasolla kokemus vapaaehtoisuudesta. Se onkin keskeistä, jotta syntyy aitoa luottamusta ja avoimuutta. 

Sovittelu on aina uniikki prosessi, jonka lopputulosta (sopimuksen sisältöä) ei voida (eikä sitä tule) ennalta määrittää. Työyhteisösovittelu on tukemista ja auttamista kohti toisten näkökulmien ja omien kokemusten ja tunteiden sekä reaktioiden ymmärtämistä.

Sovittelua kannattaa hyödyntää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa konflikteja. Ennaltaehkäisy on aina paras ja kustannustehokkain vaihtoehto. Kun konflikteja on syntynyt ja ne pitkittyvät sovittelusta kannattaa ottaa apu ongelmiin. Mitä pidemmäksi konfliktit pitkittyvät, sitä sinnikkäämmin erimielisyyksistä syntyneet tulkinnat ja uskomukset elävät organisaatiossa.

– Sovittelusta hyötyvät kaikki osapuolet!

Kun me saamme osallistua itseämme koskevan konfliktin käsittelyyn rauhassa ja ajan kanssa, kohdaten turvallisessa tilassa kasvokkain, syntyy mahdollisuus korjata rikkoutunutta tunneyhteyttä ja palauttaa keskinäinen sopu ja työrauha. 

Restoratiivinen työyhteisösovittelu tarjoaa työkaluja työyhteisön ristiriitojen ratkaisemiseen.

Ristiriitatilanteet ovat usein olleet kahden henkilön välisiä, mutta lopulta ne vaikuttavat koko työyhteisön toimivuuteen, heikentämällä ilmapiiriä, aikaansaamista, motivaatiota, työniloa ja yhteistyötä. Siis kaiken kaikkiaan tuottavan työn tekemistä. Sovitteluprosessissa tarkastellaan osallistujien tarpeita, tulkintoja, tunteita ja velvollisuuksia, tuomitsematta tai syyttelemättä. Sovittelun avulla on mahdollista palauttaa työrauha, sopu sekä henkiset ja fyysiset resurssit.

Sovittelukeskusteluissa kukin saa puhua kunnioittavassa ja luottamuksellisessa ilmapiirissä omasta näkökulmastaan tapahtumista, ajatuksista ja tunteista sekä kuulla myös toisen osapuolen kertomana tämän näkökulmia samasta tilanteesta ja asiasta. Osallistujia kunnioitetaan oman konfliktinsa asiantuntijoina. He ovat itse aktiivisia asiansa ratkaisussa.

Palautetta sovitteluasiakkailtani:

• ”Koen, että sovittelu oli hyödyllinen, koska nyt työpaikalla voi taas hengittää vapaammin ja olla oma itsensä.”
• ”Ulkopuolinen sovittelija paneutuu yksilöiden, tiimin tms. ongelmaa ja pureutuu juuri siihen ongelma-asiaan lähestyen sitä eri tulokulmista. Sovittelu on konkreettinen prosessi! Vaikka prosessi on aina rankka, siinä opitaan toinen toisilta ja uskon, että myös ymmärrys kaikilla kasvaa. Osaa asettua (ainakin hetkittäin ja osittain myös toisen asemaan). Parasta on tietenkin se, että kyseinen konflikti saadaan käsiteltyä ja voidaan todeta osallistujien omineen prosessin aikana jotain.  Kaikkia ei voi muuttaa, kaikkien kanssa ei tarvitse olla ylin ystävä, mutta yhteisen päämäärän eteen tehdään töitä työpaikalla. ”
• ”Selkeät stepit ja vaiheet sekä aikataulutus”
• ”Prosessista hyötyy aina yksilö- ja työyhteisötasolla, vaikka kuinka olisi käsijarru päällä 😉”
• ”On mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa. Ammattitaitoinen sovittelija osaa ottaa erilaiset yksilöt huomioon, jotta vaikuttamisen kokemus tulee kaikille osallistujille.”
• ”Tämä sovitteluprosessi toimi hienosti!” ”Sopimus syntyi ja seurantakertojakin tarvittiin vain yksi!”
• ”Pääsimme sopimukseen ja toiminta sovittelun jälkeen on ollut laatimamme sopimuksen mukaista.” ”Teki ihan hyvää joutua sanoittamaan omia tuntemuksiaan toiselle. Ja ymmärsin myös sen, että toinen ei tahallaan ymmärrä väärin, vaan oikeasti tulkitsee tilanteita minun näkökulmastani katsottuna eri tavalla 😊 ”

Restoratiivinen sovitteluprosessi

Tavoitteena on saada sovittua siitä, miten jatkossa toimitaan niin, että konflikti ei jatku eikä toistu.

Restoratiivinen sovitteluprosessi perustuu arvostukseen, luottamukseen, osallistavaan dialogiin, ihmiskeskeisyyteen, fasilitatiiviseen ohjaukseen ja korjaaviin toimenpiteisiin keskittymiseen. Restoratiivinen sovittelu on ihmisten välisten suhteiden eheyttämistä ja sosiaalisten taitojen vahvistamista. Parhaimmillaan sovittelu johtaa osallistujien voimaantumiseen, sekä rauhaan yksilöiden välillä ja työyhteisön sisällä. 

Restoratiivisessa lähestymistavassa on kyse ihmissuhteet, tunteet ja tarpeet huomioon ottavasta konfliktien hallintamenettelystä. Tavoitteena on saada sovittua siitä, miten jatkossa toimitaan niin, että konflikti ei jatku eikä toistu. Restoratiivinen sovittelija aktivoi osapuolia vastuullisuuteen ja ratkaisukeskeisyyteen. Keskustelun sisällöt ja tavoitteet tulevat osallistujilta, eivät tilaajalta eivätkä sovittelijalta.

Restoratiivinen sovittelu on ihmisten välisten suhteiden eheyttämistä ja sosiaalisten taitojen vahvistamista.

Sovittelu on prosessi, joka etenee vaiheittain:

1. Toimeksiantotapaaminen
2. Infotilaisuus sovitteluun osallistuville ja muulle työyhteisölle (1 -1,5 t).
3. Yksilöhaastattelut (1 -1,5 t/henkilö).
4. Sovittelutilaisuus (yleensä 8 t).
5. Seurantatapaamiset (1-3 kertaa, 1-2 t).

Sovittelun hyötyjä:

• Yksilöiden hyvinvointi ja motivaatio paranevat
• Työnilo ja – halu saadaan takaisin.
• Taloudelliset kulut pienenevät
• Työyhteisön ilmapiiri paranee
• Toisten ja itsen ymmärrys lisääntyy
• Asioita saadaan ratkottua – toimintatavoista saadaan sovittua
• Hankalat tulkinnat ja tunteet (pelko, häpeä jne) vähentyvät

Kiinnostuitko: Ota yhteyttä ja sovitaan esittelystä!

Leea Kantelus, Faktian palvelupäällikkö

+358 503493455, leea.kantelus@lhkk.fi

Kirjoittajasta:

Leea Kantelus on kauppatieteen maisteri, Ratkaisukeskeinen työnohjaaja (Story ja Ratkes Ry), Uraohjaaja (Erko) ja Työyhteisösovittelija, joka toimii Faktia Oy:ssä palvelupäällikkönä ja yritysvalmentajana. Hän on toiminut Lounais-Hämeen Koulutuskuntayhtymä-konsernissa tiimivalmentajana ja organisaation sisäisenä coachina. Hän toimii myös Work Goes Happy- asiantuntijaverkostossa luennoitsijana ja puhujana. Lisäksi hän on kirjoittanut näistä teemoista parissa vuonna 2023 ilmestyneessä tietokirjassa.

Leea on VOIMAKEHÄ®- Lisenssi-valmentaja, Value Trainer® – arvovalmentaja ja arvovalmentajien pääkouluttaja, Voimavarakeskeinen uraohjaaja ( Uraohjaajat Ry), Urasparraaja, Työyhteisövalmentaja ja Business Mentor (CxO Professional) , sertifioitu ®WSA- (WSA: Working Style Analysis -työtyylianalyysi) sekä ®TSA- & LSA-valmentaja. Lisäksi hän on sertifioitu Arvoanalyytikko™ ja digi-fasilitaattori sekä myös Positiivisen psykologian asiantuntija (PPP) (Positiivisen Psykologian Yhdistys).